طرح اندیشان پارمیدا

مدیریت پروژه

1- مقدمه
در زبانهای گوناگون و حتی در سازمان های مختلف هر کشور در مورد واژه‌های برنامه، طرح یا پروژه، اختلافات لغوی، معنایی و قانونی وجود دارد. از این رو چهارچوب آنان روشن و آشکار نیست و گاه به جای یکدیگر نیز استفاده می‌شوند.
آرمان ها و اهداف تعیین‌شده حکومت در سطح برنامه‌ریزی بلندمدت یا استراتژیک، برنامه (Plan) نامیده می‌شود که این برنامه‌ها دارای اهداف کیفی می‌باشند مانند برنامه توسعه صنایع شیمیایی، برنامه توسعه شبکه راه‌های کشوری. دستیابی به این اهداف و آرمان ها در یک فاصله زمانی بلندمدت که معمولا بین ده تا بیست‌ و پنج سال است، امکانپذیر می‌باشد. پس از اینکه برنامه‌ها در سطح برنامه‌ریزی بلندمدت مشخص گردیدند، هر برنامه در سطح برنامه‌ریزی میان‌مدت یا تاکتیکی توسط مدیریت طراز اول یا سیستم اجرایی کشور به مجموعه‌ای از طرحها (Program) یا برنامه‌های اجرایی تفکیک می‌شود که شامل مجموعه‌ای از تصمیمات مقطعی یا اجرایی هستند که ظرف پنج تا ده سال آینده باید اجرا و به نتایج موردنظر برسند. هر طرح در سطح برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت یا اجرایی توسط واحدهای ستادی یا سطوح مدیریت میانی نظام اجرایی کشور به مجموعه کارها و عملیاتی که آن را پروژه (Project) می‌نامند، تبدیل و تقسیم می‌شود. بر این اساس پروژه را اینگونه تعریف می‌نماییم:
یک پروژه مجموعه‌ای از فعالیتهاست که برای دستیابی به منظور یا هدف خاصی انجام می‌گیرد. پروژه‌ها شامل فعالیتهایی هستند که باید در تاریخهای معین، با هزینه‌هایی معین و کیفیت تعیین‌شده‌ای به انجام رسند. لازمه موفقیت هر پروژه، دستیابی توام به هر سه عامل زمان، هزینه و کیفیت معین است و خارج شدن هر یک از سه عامل مذکور از حدود تعیین شده، می‌تواند به انجام پروژه‌ای ناموفق و غیراقتصادی منجر شود.

2 – تعریف مدیریت پروژه
مدیریت‌پروژه، برنامه‌ریزی و هدایت پروژه در چهارچوب زمان، هزینه و کیفیت مشخص به‌ سوی ایجاد نتایج مشخص‌ آن است. مدیریت‌پروژه فعالیت‌های برنامه‌ریزی، سازماندهی، نظارت بر اجرا و هدایت اجرا را در بر می‌گیرد و سعی ‌دارد تا با استفاده‌ درست از منابع، نتایج مشخص و موردانتظار را با هزینه‌ توافق‌شده‌ قبلی در موعد درست خود تحویل ‌دهد. به بیان دیگر مدیریت پروژه بکارگیری دانش، مهارت ها، ابزار و تکنیکهای لازم در اداره جریان اجرای فعالیت ها، به منظور رفع نیازها و انتظارات متولیان از اجرای پروژه است. مدیریت پروژه در اجرای این مهم از دو بازوی قدرتمند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه بهره می‌گیرد.
2-1 تعریف برنامه‌ریزی پروژه
فرآیند برنامه‌ریزی، تعیین توالی و توازن فعالیتهای لازم برای اجرای یک پروژه با در نظر گرفتن زمان مورد نیاز برای اجرای هر فعالیت و کیفیت تعیین شده برای آن فعالیت است.
2-2تعریف کنترل پروژه
کنترل پروژه فرایندی است در جهت حفظ مسیر پروژه برای دستیابی به یک تعادل اقتصادی موجه بین سه عامل هزینه، زمان و کیفیت در حین اجرای پروژه، که از ابزار و تکنیک‌های خاص خود در انجام این مهم کمک می‌گیرد. در واقع کنترل، اجرای دقیق و کامل برنامه تدوین‌شده برای پروژه است بگونه‌ای که هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخیص علل و طرح اقتصادی‌ترین فعالیت ها، پروژه را به نزدیک‌ترین حالت ممکن در مسیر اولیه و اصلی خود بازگرداند. کنترل پروژه در این راه از سه عامل زیر بهره می گیرد:
1. تعیین وضعیت واقعی پروژه
2. مقایسه وضعیت واقعی با برنامه
3. در نظر گرفت اقدام اصلاحی

3 – مفاهیم مدیریت پروژه:
در بخش مفاهیم مدیریت پروژه ابتدابه بیان تفاوت پروژه با عملیات می پردازیم و سپس به تعریف مدیریت پروژه از دیدگاه های مختلف می پردازیم.

 3-1- تفاوت پروژه با عملیات
یکی از اولین اقداماتی که بشر در راستای شناخت و مدیریت پدیده‌ها انجام داده است طبقه‌بندی مي باشد. با طبقه‌بندی پدیده‌ها به قسمتها و اجزای کوچکتر، از یکطرف بهتر می‌توان آن‌ها را مدیریت نمود و از طرف دیگر با طراحی ابزارها و روشهای مدیریت مختص هر طبقه، می‌توان بهره‌وری بالاتری را در این امر بدست آورد.
قبل از این که به توضیح مشخصات هر دسته پرداخته شود، تاکید می‌گردد که این طبقه‌بندی صرفا یک قرارداد است که با هدف شناخت و مدیریت بهتر تعریف شده، لذا از نظر فلسفی می‌توان هر فعالیت پروژه‌ای را یک عملیات در نظر گرفت و بالعکس.
تعریف فعالیت‌های پروژه‌ای: فعالیتهایی که زمان شروع و پایان مشخص دارند، تکراری نیستند، خروجی و محصول ملموسی دارند،
تعریف فعالیتهای عملیاتی: فعالیتهایی که تکرارپذیرند یعنی دائما یک کار مشخص انجام می‌گیرد، در هر بار تکرار فرایند خروجی‌های یکسان بدست می‌آید(خروجی منحصر به فرد ندارند)
از نظر مفهومی می‌توان هر فعالیت را یک پروژه در نظر گرفت و یا بالعکس ولی اگر فعالیت‌های عملیاتی را یک پروژه در نظر بگیریم، و سعی کنیم از مجموعه ابزارها، تکنیک‌ها و نرم افزارهایی که برای مدیریت یک پروژه طراحی شده‌اند استفاده نماییم، مسلما مدیریت را برای خود سخت‌تر خواهیم کرد.
برای مدیریت پروژه‌ها از ابزارهایی به مانند نرم افزارهای کنترل پروژه، مدیریت ریسک و مدیریت ذینفعان و … استفاده می‌شود. این ابزارها به نحوی طراحی شده اند که بتوان برنامه‌ریزی مناسبی برای پروژه‌ها انجام داده و آن‌ها را به نحو بهینه تحت کنترل داشت.
برای فعالیتهای عملیاتی ابزارهایی به مانند برنامه‌ریزی تولید، کنترل موجودی، توالی عملیات و … طراحی شده اند.
لذا اصلی‌ترین دلیل این طبقه‌بندی تفاوت نوع نگاه به فعالیت و به تبع آن انتخاب نوع ابزارهای مدیریتی مناسب مربوط به آن‌ها است.

3-2- تعریف علمی پروژه و مدیریت پروژه:
از دیدگاه استاندارد PMBOK (استاندارد موسسه PMI آمریکا):
پروژه: یک کوشش موقتی است برای تولید یک محصول، خدمت یا نتیجه خاص.
(خصوصیات اصلی پروژه شامل: موقتی بودن، یکتا بودن، و تفضیل فزاینده می‌باشد)
مدیریت پروژه: مديريت پروژه عبارت است از کاربرد دانش، مهارت، ابزارها و تکنیک هایی است که فعاليت هاي پروژه را به نيازهاي اصلي (اهداف) پروژه برساند.
از دیدگاه PRINCE2 (موسسه تجارت دولتی OGC انگلستان) :
پروژه: دو تعریف را برای پروژه ارائه داده است که اولی به اهداف پروژه و دیگری به ویژگی‌های پروژه توجه دارد. این استاندارد از جهت اهداف ،پروژه را یک محیط مدیریتی که به منظور تحویل یک یا چند محصول تجاری مطابق با یک موقعیت تجاری مشخص ایجاد شده است تعریف می‌کند و در جای دیگر و با توجه به ویژگی‌های پروژه آن را یک سازمان موقتی که باید یک نتیجه منحصربه‌فرد و از پیش تعیین شده را با یک زمان از قبل تعیین شده و منابع مشخص، ایجاد کند می‌داند.
مدیریت پروژه: برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل کلیه جنبه‌های پروژه برای دستیابی به اهداف پروژه در چهارچوب اهداف عملکردی مورد انتظار زمان، هزینه، کیفیت، محدوده، سود و ریسک است.
از دیدگاه ICB (استاندارد موسسه بین المللی مدیریت پروژه IPMA) :
پروژه: یک عملکرد محدود شده توسط زمان و هزینه برای دست‌یابی به تحویل شدنی‌های تعریف شده (محدوده تعریف شده برای برآوردن موضوعات پروژه) براساس استانداردهای کیفیت و الزامات است
از دیدگاه استاندارد ISO10006:
پروژه: عبارت است از مجموعه فعالیت هایی است که با هدفی مشخص به صورت خاص ، یکبار با ترتیب و زمانهای شروع و پایان مشخص انجام می شود.
مدیریت پروژه: طرح ریزی ، سازماندهی ، پایش، كنترل و گزارش دهی روی تمامی جوانب یك پروژه و ایجاد انگیزه برای تمامی افراد در گیر درآن در جهت دستیابی به اهداف پروژه است.

3-3-تعریف مدیریت سبد سهام (پورتفولیو/Portfolio) :
مدیریت سبد پروژه‌ها یعنی مدیریت چندین پروژه یا طرح بصورت سازمانی. در مدیریت پورتفولیو باید مباحث و مفاهیمی همچون برنامه استراتژیک شرکت و مسائل همسوسازی استراتژی‌های هر پروژه را در نظر گرفت تا بتوان توزیع منابع و مدیریت راهبردی بهینه‌ای را بر روی کلیه پروژه‌ها و طرح‌ها و نهایتا سازمان داشت.

3-4 – تعریف مدیریت طرح :
مدیریت طرح بر طبق تعریف استاندارد PMBOK به مجموعه‌ای از پروژه‌های بهم مرتبط اطلاق می‌شود که از نظر اهداف یا خروجی نهایی یکسان هستند. مثلا یک سد را در نظر بگیرید، احداث تونل انحرافی یک پروژه است، احداث تاج یا همان دیواره سد هم یک پروژه است و همینطور احداث تاسیسات و تجهیزات مکانیکی و الکتریکی یک پروژه دیگر است. اما همه آنها برای احداث یک سد تعریف شدند. بنابراین احداث سد به عنوان یک طرح معرفی می‌شود.
حالا فرض کنید شرکت ما کارش احداث تونل های انحرافیه است و در حال حاضر یک پروژه تونل انحرافی برای یک سد در تهران و یک تونل انحرافی دیگر برای یک سد در خوزستان داریم. در این حالت این دو پروژه از دید ما یک سبد پروژه است نه طرح چون برای شرکت ما اهداف یکسانی ندارند.
نکته 1: بنابراین تا حدودی بسته به نوع نگاه، مفاهیم پورتفولیو، طرح و پروژه قابل تبدیل بهم هستند.
نکته 2: در یک طرح، منظور از پروژه‌های در ارتباط، مرتبط بودن از لحاظ منابع مصرفی نیست چرا که در همان مثال شرکت احداث کننده تونل، ممکن است یک منبع مشترک مثل یک مهندس طراح برای هر دو پروژه تهران و خوزستان داشته باشیم اما همانطور که گفتیم آن یک پورتفولیوست. بنابراین منظور از پروژه‌های مرتبط صرفا از نظر محصول نهایی پروژه است.

3-5- تعریف دفتر مدیریت پروژه (Project Management Office/PMO) :
دفتر مدیریت پروژه یک ساختار مدیریتی است. یک معاونت یا یک واحد سازمانی است که معمولاً در ساختار شرکت های پروژه محور یا در ساختار یک پروژه بزرگ تعریف و راه اندازی می‌شود. کار اصلی این دفتر استانداردسازی رویه‌ها، تکنیک‌ها،ابزارها و فرایندها، تهیه و جاری‌سازی نرم‌افزارها و متدولوژی ها، آموزش همه این موارد به پرسنل است. بر طبق استاندارد PMBOK از نظر ساختاری می‌تواند چند حالت داشته باشد:
_ حمایت‌کننده: نقش یک مشاور را بازی می‌کند، با ارائه Template ها، معرفی بهترین تجارب و آموزش.
_ کنترل کننده: در این حالت علاوه بر انجام کارهای بخش قبل تا حدودی هم نقش کنترل کننده داشته و کلیه رویه‌ها، فرایندها و تکنیک های مورد استفاده را با چهارچوب های استانداردی که تعریف کرده مقایسه و کنترل می‌کند.
_ اجراکننده: در این حالت بالاترین سطح اختیار را داده و بوسیله مدیریت مستقیم نقش نظارتی کاملی را خواهد داشت.

3-6- سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (Project Management Information System/PMIS) :
سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) یک سیستم یکپارچه است که هدف آن تسهیل جریان های اطلاعاتی و ارتباطی بین ارکان و اجزاء پروژه است و جهت تسریع در امور تصمیم گیری مدیران، دسترسی به اطلاعات دقیق، صحیح و بروز پروژه ها گام بر می‌دارد.

3-7- سیستم مدیریت پروژه چابک (Agile):
این روش مدیریت پروژه اساسا برای پروژه‌هایی که عدم قطعیت و تغییرات بالایی دارند طراحی شده است. بهمین دلیل در پروژه‌های نرم افزاری و تحقیقاتی که خیلی خروجی نهایی قابل پیش‌بینی نیست بیشتر کاربرد دارند. توصیف کلی آن به این صورت است که تغییرات را باید پذیرفت تا به هدف نهایی و خواسته کلی مشتری برسیم. بنابراین پروژه را مرحله به مرحله انجام می‌دهیم تا مالک پروژه خروجی هر مرحله را ببیند و بداند که مطابق خواسته خود هست یا خیر.

4 – تاریخچه مدیریت پروژه
تاریخچه مدیریت پروژه در جهان را معمولا به مدیریت پروژه‌های عظیمی همچون ساخت اهرام مصر، دیوار چین و یا بنا نهادن تخت جمشید به دستور داریوش مربوط می‏دانند. هر یک از این پروژه‌ها از جمله پروژه‌های بزرگ و پیچیده تاریخ بشریتند که با کیفیت استاندارد بالا و بکارگیری نیروی عظیم انسانی ساخته شده‏اند. یک مدیر پروژه وقتی به شهر اسرارآمیز هخامنشیان سری می‏زند و در هر گوشه‏ای از آن به نقوش هنرمندانه برجسته باستانی برخورد می‌کند بدون شک دچار حیرت می‏گردد که چگونه چنین پروژه عظیمی قریب دو هزار و پانصد سال پیش با چنین کیفیت منحصر به‏ فردی ساخته شده که علی‌رغم ویرانی و به آتش کشیده شدن پیاپی توسط اسکندر و تسخیر کنندگان پس از او، همچنان به عنوان نماد حیرت‌انگیز پروژه ایرانی از آن یاد می‏شود. هر چند به دستور کوروش، مهندسان و سازندگان پاسارگاد موظف بودند شرح کار خود و همچنین برنامه کاری روز بعد خود را در لوحه‌هایی که به نام کارنامک مشهور بود، بنگارند اما امروزه جز با تکیه بر حدسیات نمی‌توان اظهارنظر قاطعی پیرامون نحوه دقیق مدیریت پروژه‌های عظیم عهد باستان ابراز داشت چرا که متاسفانه تاکنون هیچ مدرک و نشانه‌ای دال بر چگونگی بکار بستن روشها و تکنیکهای مدیریت پروژه در این طرحها یافت نشده است.
اما تاریخچه مدیریت پروژه در دنیای جدید به سالهای ابتدایی دهه 1900 میلادی باز می‏گردد جایی که هنری گانت با توسعه نمودار میله‏ای ابداعی خود آغازگر حرکت پرشتاب بعدی طی سالهای دهه 1950 و 1960 میلادی در پروژه‌های نظامی و هوا فضای آمریکا و سپس انگلستان گردید. هرچند نام پرآوازه هنری گانت به عنوان پدر تکنیک‏های برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در تاریخ ثبت گردیده است لیکن سالهای دهه 1950 و 1960 به عنوان سالهای آغازین رشد و توسعه مدیریت پروژه در دنیای معاصر شناخته می‌شود. این سال ها سرآغاز تکوین و توسعه بسیاری از روشها و دانش های مربوط با مدیریت های نه‌گانه پروژه است که سالها بعد توسط نرم‌افزارهای مختلف عملیاتی و در پروژه‌ها بکار گرفته شدند.
تغییرات سریع تکنولوژیک، بازارهای شدید رقابتی و رایزنی فشرده و قدرتمندانه شرکت ها، همه ‌و همه سازمان ها و بنگاههای متولی پروژه را تشویق به تغییر سیستم مدیریتی خود نمود. در هنگامه نبرد انتخاب بین غرق شدن یا شنا کردن و یا تطبیق و سازگاری یا مرگ و نابودی، مدیریت پروژه و پروژه‌مداری درمدیریت تنها انتخاب و راه نجات فراروی پیمانکاران و سازمان ها بود. حال به تارنمای مدیریت پروژه در دنیای معاصر تا شکل‌گیری استاندارد جهانی مدیریت پروژه که سبب قوام یافتن دانش مدیریت پروژه گردید، می‌پردازیم:
• گانت چارت در اوائل دهه 1900 میلادی
تاریخچه تکوین بارچارت به دوران جنگ جهانی اول می رسد جائیکه یک آمریکایی به نام هنری گانت برای نخستین بار بارچارت را برای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه‌های موسسه کشتی‌سازی‌اش بکار برد. به پاسداشت این اقدام نام گانت قبل از عنوان بارچارت تداعی کننده این اقدام ارزشمند است. کتاب مرجع مهندسان صنایع اشاره می‌دارد که هنری گانت به کمک ابزار ابداعی خود در خلال جنگ جهانی اول توانست زمان ساخت کشتیهای ترابری خود را به میزان چشم‌گیری کوتاه نماید. امروزه گانت چارت بدلیل ساده و قابل فهم بودن آن، به عنوان روشی جالب و پرطرفدار به شکل وسیعی در دنیا جهت مدیریت زمان پروژه‌ها به کار برده می‌شود. یافته‌های یک پژوهش در میان کاربران نرم افزار برنامه‌ریزی و کنترل پروژه MicroSoft Project نشان داد که هشتاد درصد مدیران پروژه‌ها در دنیا ترجیح می‌دهند‏ برای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه‌هایشان از گانت چارت استفاده نمایند.
• مدیریت پروژه در دهه 1950 و 1960 میلادی
تقریبا غالب تکنیک‏ها و روشهای مدیریت پروژه که ما امروزه از آنها استفاده می‏کنیم‏ توسط وزارت دفاع، صنایع نظامی و سازمان هوافضای ایالات متحده در خلال سالهای دهه 1950 و 1960 میلادی ابداع و توسعه یافته‏اند که روشهایی همچون روش Pert ، ارزش بدست آمده، مهندسی ارزش و ساختار شکست کار از آن جمله‏اند. صنعت ساختمان نیز در تکوین و توسعه روشهایی همچون روش مسیر بحرانی، روش نمودار پیش‏نیازی، استفاده از نمودار شبکه‏ای و تسطیح منابع یاری رسانده است. در جریان این تحولات، پروژه‌های بسیار بزرگی همچون پروژه فضایی آپولو و یا ساخت نیروگاههای اتمی در این دوران اجرایی گردیدند.
یکی از نخستین کاربردهای علمی و مدرن مدیریت پروژه در ساخت اولین زیردریایی هسته‌ای در دهه 1950 در آمریکا صورت گرفت. دریاسالاری به نام (Adm. Hyman Rickover) مدیر پروژه این طرح، برای اولین بار جهت هماهنگ کردن صدها پیمانکار، هزاران منبع و اطمینان از اجرای به موقع پروژه، روشی جدید که امروزه با نام Pert شناخته می‌شود، ابداع نمود. هر چند بدون وجود کامپیوتر عملیات دستی محاسبه مسیربحرانی بسیار دشوار بود اما کمک بسیار زیاد این روش و اجرای موفقیت‌آمیز پروژه مذکور موجب شد تا همگان به اهمیت علم جدید پی برند. سالیان پس از آن، این تکنیک در پروژه‌های ساخت فضاپیماها و دیگر پروژه‌های نظامی و غیر آن، بارها و بارها استفاده شد.
پیشرفت مهم دیگر بدست آمده در این سال ها، تعریف و تکوین مفهوم مسئولیت واحد برای پروژه‌های چندبخشی بود. این مفهوم هنگامی به کار می‏رود که یک فرد در پروژه مسئولیت کاری را در پروژه از ابتدا تا تکمیل پروژه بر عهده می‏گیرد. عملی ساختن این مفهوم، تیم پروژه را در به اشتراک نهادن منابع و یاری رساندن به یکدیگر در ماتریس ساختار سازمانی پروژه کمک می‌کند.
• 1960 : پژوهش هاي عملي Nasa پيرامون مفهوم ماتريس ساختار سازماني پروژه‌ها.
• 1962 : Nasa سيستم Pert را معرفي نمود. در اين تكنيك تاكيد ويژه‏ اي بر مفاهيم ساختار شكست كار و كنترل هزينه شده بود.
• 1963 : معرفي مفهوم ارزش بدست آمده در پروژه‌ها توسط نيروي هوايي آمريكا.
• 1963 : مفهوم چرخه ی حيات پروژه توسط نيروي هوايي ايالات متحده تكوين يافت.
• 1963 : براي اولين بار در پروژه پولاريس در انگلستان، رسماً در قرارداد از پيمانكاران خواسته شد تا سيستم مديريت پروژه را در مديريت فعاليتهايشان به كار گيرند.
• 1964 : براي نخستين بار سيستم مديريت پيكربندي پروژه توسط Nasa به عنوان مجموعه رويه‌هاي اداري براي تعريف، مستندسازي و خصوصا كنترل فيزيكي سيستم يك پروژه و همچنين بازنگري و مستندسازي تغييرات پيشنهادي در اين سيستم طراحي گرديد.
• 1965 : وزارت دفاع و Nasa در امريكا، سيستم قراردادهاي خود را از قراردادهاي هزينه به ‌علاوه درصدي از سود، به سيستم قراردادهاي هزينه به‌علاوه جايزه يا قراردادهاي قيمت ثابت تغيير دادند.
• 1965 : در اواسط دهه 1960 ميلادي دنيا شاهد رشد شگرف استفاده از تكنيك ‏هاي مديريت پروژه نوين در صنعت ساختمان بود.
• 1965 :شكست پروژه ساخت بمب‏افكن TSR-2 ، عملا مشكلات و دردسرهاي همزماني توليد و توسعه، پيش از تكميل طراحي در پروژه‌ها را به اثبات رسانيد. فقدان مديريت صحيح بر افزايش دستور كار پروژه، هزينه ‏ها و تاخير‏هاي پروژه را بسيار بالا برد و در نهايت موجب شكست پروژه گرديد.
• 1966 : يافته‌هاي يك پژوهش منتشره در اين سال نشان داد كه اغلب، زمان كافي براي مراحل تعريف و آماده‌سازي پروژه در چرخه حيات پروژه‌ها در نظر گرفته نشده و دقيقا به همين دليل مغايرت هاي فراواني در كنترل استاندارد زمان و هزينه پروژه ‏ها و همچنين كنترل ناكافي تغييرات طراحي بوجود مي ‏آيد.
• 1969 : موسسه بين ‏المللي مديريت پروژه به عنوان اولين موسسه رسمي مديران پروژه تاسيس گرديد. يكي از مهمترين دستاوردهاي تاسيس اين موسسه، تدوين استاندارد جهاني دانش مديريت پروژه بوده است. ازين پس بود كه دگرگوني ها و پيشرفت هاي حوزه مديريت پروژه، صورتي منسجم و مدون به خود گرفت.

5 – کارکرد مدیریت پروژه
همان‌گونه که در گام های پیشین بیان‌ کردیم،‌ مدیریت‌ پروژه مجموعه ابزارهایی برای برنامه‌ریزی و هدایت پروژه به سوی اهداف موردنظر است. این اهداف بر پایه‌ رضایت‌مندی مشتری و توجه به سه ‌عامل زمان، کیفیت و هزینه استوارند. در نگاه اول ممکن ‌است ابزارها و روش‌های مورد استفاده در مدیریت پروژه زاید،‌ زمان‌بر و هزینه‌زا باشند،‌ اما باید توجه ‌داشت که مدیریت‌ پروژه تنها راهی است که می‌تواند شما را از انجام به‌موقع پروژه مطمئن‌ سازد. مدیریت ‌پروژه راهیست برای استفاده‌ مناسب از انسان، ماشین و پول در راستای اجرای درست و به ‌هنگام یک کار نو،‌ کاری که باید در همان اولین اجرا درست انجام‌ شود.
مدیریت ‌پروژه یا مدیریت بر مبنای پروژه، روش کارایی در مدیریت، برای برخورد با کارهای نو و ایجاد توازن در توجه به محدوده‌ پروژه، هزینه و کیفیت در قالب زمان و در محیطی مملو از ریسک است. هدف از آموزش مدیران پروژه توانمندسازی آنان در برابر مشکلات پروژه و آماده‌سازی آنها برای ورود به فضای جدید و ناشناخته پروژه است. فنون مدیریت ‌پروژه سوالات زیر را پاسخ‌ می‌گویند:
• چگونه می‌توان کارهای لازم را برای اتمام موفقیت‌آمیز پروژه تعریف ‌کرد؟
• مدت ‌زمان اجرای پروژه چقدر خواهد بود و چه هزینه‌ای در بر خواهد داشت؟
• چگونه می‌توان گروه مناسب ‌کاری برای اجرای پروژه ایجاد نمود؟
• چه مقدار کار و وظایف را بر عهده‌ یک‌ نفر می‌توان‌ گذاشت و چگونه می‌توان از اجرای آن اطمینان‌ یافت؟
• چگونه می‌توان انگیزه‌ کاری را در بین افراد یک‌ گروه زنده ‌نگه‌ داشت؟
• چگونه باید با افزایش‌ هزینه‌ها برخورد کرد؟
• آیا بودجه و هزینه تحت‌ کنترل است؟
• در چه ‌مواقعی و کجا، پروژه در معرض شکست قرار می‌گیرد؟
• برای اطمینان از انجام به‌موقع کارها چه‌ باید نمود؟
• آیا می‌توان تشخیص‌ داد که پروژه واقعا بر روی برنامه حرکت ‌می‌کند یا خیر؟

6 – استانداردهای مدیریت
با گسترش حوزه‌ تجاری شرکت‌ها و جهانی‌شدن پروژه‌ها، امروزه استفاده از استانداردها برای همزبانی افراد درگیر در پروژه و اطمینان از اجرای درست کار ضروری است. استانداردها، علاوه ‌بر تبیین کار و تعیین چگونگی اجرای ‌صحیح عملیات، به ‌عنوان مرجعی برای افراد گروه پروژه در اختلافات مطرح ‌است. قوت استانداردها در جامع ‌بودن آنها، سادگی، مقبولیت عام استفاده‌کنندگان و تضمینش برای اجرای درست کار است. با توجه به جهانی‌ شدن شرکت‌های ساخت و تولید و گسترش بازارهای کار، مدیران پروژه بهتر است با استانداردهای مدیریت‌ پروژه آشنا شوند. بهره‌گیری از آنها می‌تواند آنها را در اجرای برنامه‌های پروژه یاری ‌‌نماید.
موسسات و کشورهای گوناگونی اقدام به تدوین استانداردهای مخصوص خود در زمینه‌ مدیریت‌پروژه کرده‌اند اما در این ‌میان چهار استاندارد دارای اهمیت و مقبولیت بیشتری هستند:
• PMBOK) Project Management Body Of Knowledge)
این همان نام آشنا و معروف است که در انجمن مدیریت ‌پروژه‌ آمریکا (PMI) تدوین ‌شده و استفاده از آن بسیار متداول است. پس ‌از تدوین PMBOK ، موسسه‌ ملی استاندارد آمریکا نیز آن ‌را تایید و به‌ عنوان استاندارد ملی آمریکا در زمینه‌ مدیریت‌ پروژه ثبت ‌کرده ‌است. در این استاندارد دانش مدیریت پروژه در نه ‌بخش بیان ‌شده ‌است. در این میان تفاوت‌های اندکی بین دو نسخه‌ی موسسه‌ی PMI و موسسه‌ی استاندارد وجوددارد. PMBOK نگاهی نظری و ANSI 99-001-2000 نگاهی اجرایی‌تر دارد. PMBOK همانند سایر استانداردها، هر ساله توسط هیات منتخبی از PMI بازبینی ‌می‌شود و در صورت نیاز به تغییر، ویرایش جدیدی از آن به ‌اطلاع اعضاء PMI می‌رسد.
• APM) Association For Project Management)
این استاندارد توسط مرکز مطالعات مدیریت پروژه انگلستان (UMIST) و زیر نظر پروفسور موریس تهیه و تدوین شده است. این استاندارد شامل هفت قسمت است که در این هفت قسمت چهل مفهوم کلیدی در زمینه مدیریت پروژه تشریح شده اند.
• British Standard – BS6079
این استاندارد توسط شرکت British Standard تهیه و تدوین شده است. این استاندارد موردقبول دولت و صنعت انگلستان می‌باشد. در این استاندارد مدیریت پروژه به چهار قسمت تقسیم شده است.
• JPMF) Japanese Project Management Forum)
این استاندارد توسط انجمن پیشرفت مهندسی ژاپن (ENAA) تهیه شده است. دیدگاه این استاندارد بر خلاف استانداردهای فوق بر این اساس است که چگونه مدیریت پروژه می‌تواند محرک خلاقیت و ایجاد ارزش تجاری گردد. این استاندارد نیز مدیریت پروژه را به چهار قسمت تقسیم کرده است.
استانداردهای دیگری نیز چون استاندارد ISO 1006 تدوین ‌شده‌اند که نه‌ عمومیت استانداردهای بالا را دارند و نه مقبولیت عام آنها را. در انتخاب استاندارد موردنظر لازم است نوع پروژه، محیط اجرا و نظر مشتریان و حامیان پروژه را درنظر گرفت و با مدیرانی که پیش ‌از این پروژه‌ای مشابه را مدیریت ‌کرده‌اند، مشورت‌ نمود.

7 – حوزه‌های دانش مدیریت
براساس استاندارد PMBOK ويرايش ششم ، مدیریت ده ‌گانه حاکم بر پروژه‌ها عبارتند از:
1. مدیریت یکپارچگی پروژه:
مدیریت یکپارچگی پروژه شامل فرایندها و فعالیتهایی برای شناسایی، تعریف، ترکیب، متحدسازی و هماهنگ کردن فرایندهای مختلف و فعالیتهای مدیریت پروژه درگروههای فرایند مدیریت پروژه است. در زمینه مدیریت پروژه، یکپارچگی شامل ویژگیهای یکی سازی، اتحاد، ارتباط و روابط است. این اقدامات بایستی از شروع پروژه تا اتمام آن به کار گرفته شوند.

2. مدیریت محدوده پروژه:
مدیریت محدوده پروژه شامل فرآیندهای لازم برای اطمینان از این مسئله هست که پروژه همه کارهای مورد نیاز، و تنها کار لازم، برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه را در بردارد.

3. مدیریت زمان پروژه
مدیریت زمانبندی پروژه، شامل فرآیندهایی است که برای مدیریت زمانبندی کل پروژه مورد نیاز است،

4. مدیریت هزینه پروژه‌ها
مدیریت هزینه پروژه شامل فرایندهای درگیر در برنامه ریزی، برآورد، بودجه بندی، تأمین مالی، سرمایه گذاری، مدیریت و کنترل هزینه ها میشود تا اینکه پروژه بتواند در بودجه تصویب شده به انجام برسد.

5. مدیریت کیفیت پروژه:
مدیریت کیفیت پروژه شامل فرآیند های ترکیب و ادغام سیاست کیفی سازمان با در نظر گرفتن برنامه ریزی، مدیریت و کنترل الزامات کیفی محصول و پروژه به منظور تأمین اهداف ذینفعان هست.

6. مديريت منابع پروژه
مدیریت منابع پروژه شامل فرآیندهای شناسایی، کسب و مدیریت منابع مورد نیاز برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه است.
این فرایندها اطمینان میدهد که منابع مناسب برای مدیر پروژه و تیم پروژه در زمان و مکان مناسب در دسترس خواهد بود.

7. مديريت ارتباطات پروژه
مدیریت ارتباطات پروژه شامل فرآیندهای لازم برای کسب اطمینان از نیازهای اطلاعاتی پروژه و ذینفعان آن است که از
طریق توسعه مصنوعات و اجرای فعالیتهایی طراحی شده جهت دستیابی به تبادل اطلاعات مؤثر برآورده میشوند.

8. مديريت ريسك پروژه
مدیریت ریسک پروژه شامل انجام فرایندهای برنامه ریزی مدیریت ریسک، شناسایی، تحلیل، برنامه ریزی پاسخ، پیاده سازی پاسخ، و نظارت بر ریسک در یک پروژه است. اهداف مدیریت ریسک پروژه جهت افزایش احتمال و یا تأثیر ریسکهای مثبت و کاهش احتمال و یا تأثیر ریسکهای منفی به منظور بهینه سازی فرصتهای موفقیت پروژه است.

9. مديريت تداركات پروژه
مدیریت تدارکات پروژه، شامل فرآیند‌های لازم برای خرید یا تهیه محصولات، خدمات یا نتایج مورد نیاز خارج از تیم پروژه است و همچنین در بردارنده‌یِ مدیریت و فرآیند‌های کنترلِ مورد نیاز برای ایجاد و مدیریت توافقاتی نظیر قراردادها، سفارشات خرید، توافق‌نامه‌ها، یا توافقات سطحی خدمات داخلی است.

10. مديريت دي نفعان پروژه
مدیریت ذی‌نفعان پروژه، شامل فرآیندهایی است که نیاز به شناسایی افراد، گروه ها و سازمان هایی دارد که می تواند به منظور تحلیل نیازهای ذی‌نفعان و تأثیر آنها بر روی پروژه و توسعه استراتژی های مدیریت مناسب، برای مشارکت مؤثر ذی‌نفعان در تصمیمات و اجراییات پروژه بر آن اثرگذار بوده یا تأثیر پذیرد.

طرح اندیشان پارمیدا

آموزش، پیاده سازی و مشاوره مدیریت پروژه

مدیریت پروژه خود را به ما بسپارید